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Proceso de capacitación: ¿qué es el esquema de monitoreo y evaluación?

La formación laboral continua es un factor determinante tanto para el cumplimiento de metas estratégicas de las empresas como para el desarrollo profesional de los trabajadores. Sin embargo, por diferentes razones -como la falta de aplicabilidad de los contenidos de los cursos- estas instancias no siempre son efectivas y los recursos invertidos en la formación terminan perdiéndose. Siendo así, el monitoreo y evaluación se alzan como procesos fundamentales para el aprendizaje efectivo.

Al respecto, Fernando Arab -subsecretario del Trabajo- afirmó en la Mesa Redonda de ICARE que era necesario eliminar el programa + Capaz porque ofrecía cursos cortos y poco pertinentes, y en 2017 presentó un 40% de deserción. Un claro ejemplo de instancias que pueden no estar generando el impacto deseado a nivel educacional. Para no dilapidar recursos de esta manera, es necesario realizar un seguimiento sistemático del proceso de capacitación para determinar su eficiencia, a través de un correcto monitoreo y evaluación.

¿Qué es el monitoreo?

De acuerdo con ONU Mujeres, “es el proceso sistemático de recolectar, analizar y utilizar información para hacer seguimiento al progreso de un programa en pos de la consecución de sus objetivos, y para guiar las decisiones de gestión”. Usualmente, se orienta a los procesos en lo que respecta a cómo, cuándo y dónde se desarrollan las actividades, quién las ejecuta y a quiénes beneficia.

Por supuesto, para que el monitoreo sea efectivos es necesario implementarlo desde el inicio del programa hasta su finalización. Durante el proceso, se analiza cómo están evolucionando los indicadores de gestión y se reporta a los responsables de la implementación y gestión del programa.

¿Y qué es la evaluación?

La misma organización la define como “una apreciación sistemática de una actividad, proyecto, programa, política, tema, sector, área operativa o desempeño institucional”.

Como tal, busca determinar si hubo logros o no en las intervenciones, así como la relevancia, impacto, eficacia y eficiencia de éstas y su contribución a la consecución de los resultados. Para ello, se concentra en los objetivos planteados y en los alcanzados, examinando:

  • La cadena de resultados (insumos, actividades, productos, resultados e impactos).
  • Procesos.
  • Factores contextuales y causalidad.

Por supuesto, la evaluación debe realizarse con fundamento en evidencia creíble, fidedigna y útil. La idea es que -al final- el proceso arroje conclusiones, recomendaciones y lecciones para determinar la efectividad y eficiencia del programa educacional, con el fin de poder usarlas a futuro en la toma de decisiones.

Beneficios y características de los sistemas de monitoreo y evaluación

Los procesos de monitoreo y evaluación son algo complejos y pueden desarrollarse bajo la lógica de diferentes metodologías, pero independientemente de ello se caracterizan porque:

  • No pueden ser estandarizados, porque cada entidad tiene características únicas y los procesos responden de forma individual a los objetivos de los programas, proyectos o políticas formuladas.
  • Se sustentan en la construcción de indicadores medibles, alcanzables y comprensibles.
  • Se deben fundamentar en los criterios de economía (hacer lo mejor posible al menor costo), eficiencia (costo-beneficio o costo-efectividad) y eficacia (comparación metas versus resultados alcanzados).
  • No se usan únicamente para rendir cuentas, sino para aprender sobre las acciones que se deben mantener y las acciones correctivas que se deben tomar.
  • Sirven para fortalecer los programas, alcanzar los objetivos y fortalecer la credibilidad de la entidad que desarrolla el programa o intervención.
  • Facilitan los procesos de socialización del trabajo mediante datos verídicos y no sobre suposiciones.
  • Apoyan la evaluación presupuestaria.

Importancia del monitoreo y la evaluación

En el caso del proceso de capacitación, el monitoreo y la evaluación constituyen una herramienta eficaz para dar cuenta de la efectividad de los programas de formación laboral, hacer seguimiento de su implementación y progreso, y medir el impacto de los recursos impartidos en términos de nivel de conocimientos adquiridos, aplicabilidad de los aprendizajes, satisfacción del aprendiz, etc.

El sistema también ayuda a determinar con precisión cuándo un programa está bien orientado y cuándo es necesario realizar modificaciones. Es la base para determinar la calidad de las actividades que conforman cada curso.

Además, el monitoreo y la evaluación también pueden servir para demostrar que el proceso de capacitación ha tenido un impacto medible, ya sea en lo referente a procesos de la organización o en lo que atañe a la adquisición de conocimientos y habilidades de los profesionales capacitados. De esa manera, se puede justificar la inversión en formación laboral y, al mismo tiempo, llegar a conclusiones objetivas sobre cuán “exitosos” pueden considerarse los programas y considerar nuevas asignaciones o reasignaciones de recursos.

Para finalizar, vale la pena recordar que el monitoreo y la evaluación no pueden ser estandarizados, porque cada institución o empresa tiene una naturaleza específica y dichos procesos responden a los objetivos de los programas, proyectos o políticas formuladas. Siendo así, es recomendable que cada entidad realice sus propios sistemas y métodos de evaluación, teniendo siempre como eje del proceso factores como el aprendizaje efectivo y aplicabilidad de los conocimientos, entre otros.