La planificación de un proyecto es fundamental para que sea ejecutado de manera eficiente y exitosa. Por eso, su alcance incluye a instituciones y empresas, donde la correcta gestión de proyectos es crucial para su correcto funcionamiento y crecimiento. En este contexto, y con la creciente digitalización y automatización de tareas en organizaciones, contar con un software especializado en el manejo de proyectos puede ofrecer varias ventajas.
Relevancia de la planificación de un proyecto en las empresas
La gestión adecuada de proyectos proporciona un marco consolidado para guiar el desarrollo y la ejecución de iniciativas en una organización. Hacerlo correctamente permite, por ejemplo:
- Definir claramente los objetivos
- Optimizar los recursos
- Controlar el uso del tiempo
- Establecer métodos para una comunicación efectiva
En este sentido, los software especializados para la planificación y manejo de proyectos se han convertido en herramientas indispensables para lograrlo. Y uno de los más destacados es Microsoft Project.
Microsoft Project: El aliado ideal para planificar proyectos
Una de las principales ventajas de este software es su capacidad para ser utilizado de forma grupal y simultánea, lo que facilita la colaboración en proyectos. Además, cuenta con una interfaz y funcionalidades ideales tanto para pequeñas como grandes iniciativas. Funciona de manera simple e intuitiva, lo que ayuda en la optimización de procesos.
Además, está integrado con otras herramientas de Microsoft que se pueden necesitar para llevar a cabo proyectos, como Teams, Outlook, Excel, Word y otros.
A continuación, se describirán algunas de sus principales características y los beneficios que ofrece para la optimización de procesos.
Trabajar con tareas
En cada proyecto, Microsoft Project enlistará todas las tareas necesarias para que se puedan lograr los objetivos, ordenándolas según su origen y duración. Para ello se valdrá de recursos como cartas Gantt, ruta crítica, asignación de recursos y tableros.
De esta manera, se podrá ir dando seguimiento a las tareas que vayan desarrollando los diferentes miembros del equipo, asignando roles y responsabilidades.
Esquematización
La interfaz de cada proyecto se organiza de la siguiente manera: en el lado izquierdo se muestran las tareas, mientras que en el lado derecho se presenta una carta Gantt que se ajusta al período de tiempo que el usuario establezca (horas, días, meses). Este diagrama se representa mediante barras de colores.
Esta disposición permite visualizar la información de forma esquematizada, lo que proporciona mayor orden y claridad tanto al usuario como a su equipo.
Asignación de recursos y costos
En cada proyecto asignado, el usuario puede ingresar los recursos disponibles (personas, materiales) junto con sus respectivos costos, y comparar esta información entre los proyectos activos. Esto permite identificar fácilmente si se está realizando una sobre asignación y realizar una redistribución de recursos si es necesario.
Crear calendarios
Los proyectos activos operan en conjunto con un calendario base, que incluye los parámetros de horas y días laborables. Este calendario puede funcionar de forma estándar, en formato de 24 horas o con la función de turno de noche.
Esta configuración optimiza la gestión del tiempo tanto para el usuario como para su equipo.
Por qué aprender a manejar Microsoft Project
Todas estas características hacen que la gestión de proyectos sea mucho más fluida y eficiente. Por lo tanto, es conveniente para quienes están a cargo de equipos y proyectos aprender cómo sacarle el máximo provecho a esta herramienta, y así cumplir con los objetivos de su institución a corto, mediano y largo plazo.
Para ello, Capacitación y Desarrollo UC ofrece un curso de manejo básico de Microsoft Project, en horario vespertino bajo modalidad online y con clases en vivo. Al concluirlo, los profesionales son capaces de operar este software de Microsoft, aplicando todas las herramientas que se han descrito en este artículo, entre otras.
