Los criterios de plazo, presupuesto y alcance son los ejes de la planificación y gestión de proyectos, mediante la que una empresa puede lograr los objetivos que establece, lo que implica su diseño, gestión, entre otros. El desafío es mantener control sobre el inicio y desarrollo de las metas hasta alcanzarlas, además de resolver inconvenientes que puedan ir apareciendo en el lapso de su ejecución. 

Todo esto corresponde a la metodología para la planeación de proyectos, grandes empresas como Aston Martin la ven reflejada en el aumento de su productividad. Estas son algunas de las herramientas que te facilitarán la tarea.

1. Tableros Kanban

Es un elemento gráfico que ayuda a visualizar el avance de un proyecto. Se trata de una pizarra física o virtual en que se refleja el flujo de trabajo, para que todos sepan el estado de avance, sus responsabilidades y lo que queda por hacer para dar una tarea por terminada. Se compone de:

Columnas que representan las etapas del proceso:

• Por hacer.
• En progreso.
• Realizado.

Tarjetas: son elementos de trabajo o la tarea que se debe lograr. 

Toda asignación comienza en la primera columna y tiene a una persona asignada a cumplirla de manera que pueda pasar a la siguiente hasta darse por terminada. Al hacer una a una se detectan y solucionan los cuellos de botella que impidan su avance. Además, se toma una cantidad limitada para abrir y cerrar, evitando dejar proyectos inconclusos.

2. La Carta Gantt

Esta metodología para la planeación de proyectos sirve para definir las actividades necesarias, cuáles deberían desarrollarse lógicamente para poder partir con otras y qué periodo de tiempo se les asignará. Se ordenan las tareas en la barra horizontal, mientras que, al mirarlo como un gráfico, el eje de las X representa el tiempo. Permite alinear al equipo y tener la información disponible en un único lugar, que suele ser una tabla de Excel. 

3.  Uso de softwares: Project

Una alternativa que toma lo mejor de las anteriores y lo evoluciona para usarse a gran escala es Microsoft Project, el que cuenta con numerosas herramientas de fácil uso, aplicables independiente del tamaño de la iniciativa:

• Su base y estructura es una Carta Gantt dinámica, lo que permite familiarizarse con ella y controlar los plazos de forma sencilla.
• La visualización de los datos es dinámica y ordenada en paneles interactivos con Power Bi.
• Posee una app para ser usado en otros dispositivos y el acceso a una nube integrada en el programa, Azure. 
• La herramienta es clara y segura, cuenta con Microsoft Teams que facilita el trabajo en equipo.  
• Posee un centro de costos que permite la asignación y seguimiento de los recursos.

Este software es esencial para toda persona que se dedique a la planificación y gestión de proyectos, siendo cada vez más adoptado por la industria. Si quieres perfeccionarte y adquirir las capacidades que te entrega, te invitamos a conocer nuestro curso Manejo de la Herramienta Project en esta área, con el sello de Capacitación UC.