Quienes trabajan en la administración de edificios y condominios no solo se encargan de solucionar los inconvenientes que surjan para mantener una sana convivencia, sino que también deben cumplir con la función de calcular los gastos comunes según la normativa.
Esto requiere de formación, ya que entre los elementos que incluye esta labor se encuentra el pago de remuneraciones y la previsión del personal de servicio, como los conserjes.
La necesidad de transparencia en el cálculo de gastos comunes
La Ley 21.442 sobre copropiedad inmobiliaria en Chile, señala que los gastos comunes son todos aquellos que permiten emplear, administrar, mantener o reparar los bienes de uso común que los habitantes de un edificio o condominio tienen a su disposición. Una gestión eficiente de los recursos depende de su adecuada elaboración.
En este sentido, la claridad resulta fundamental, porque un Administrador de Comunidades tiene la obligación de comunicar, de forma oportuna y detallada, todos los gastos del mes. Cada compra o pago debe ser respaldado con su respectivo comprobante, dado que la comunidad tiene el derecho legal de pedir que se le muestren todos los movimientos realizados.
Cobros de gastos generales y cobros individuales
Otro aspecto a considerar, es que no todos los departamentos o casas pagan lo mismo, ya que esto depende del tamaño de cada propiedad. Por ejemplo, un departamento de 90 m² pagará más que uno de 40 m², lo que se conoce como prorrateo.
También existen diferencias en el uso individual de algunos servicios que se incluyen en los gastos comunes, como el agua caliente, gas o calefacción.
Por ello, es indispensable que quien esté a cargo de la administración de un edificio o condominio cuente con las habilidades y conocimientos necesarios para cobrar lo que corresponde en cada caso, evitando errores que puedan afectar el buen ambiente en la comunidad.
Planillas y softwares para el cálculo de gastos comunes
Hoy en día, estas relevantes tareas administrativas pueden realizarse a través de planillas de Excel o con el uso de softwares que digitalizan la gestión de todos los movimientos económicos de la comunidad, como EDIPRO.
Este tipo de programas permiten realizar el cálculo de los gastos, incluyendo casos de morosidad y cobros individuales, para luego comunicarlos eficientemente a los residentes, respaldando toda la información.
Son herramientas sumamente útiles, sobre todo para quienes tienen la labor de ser un Administrador de Comunidades con más de un edificio o condominio a su cargo.
Capacitación continua para la administración de edificios y condominios
Debido a la necesidad de gestionar de manera eficaz los gastos de una comunidad, Capacitación UC ofrece la formación que requieren tanto los encargados de la administración de edificios y condominios, como los miembros de comités de fiscalización y los residentes que quieran estar informados.
Mediante el Taller práctico de gastos comunes, los participantes conocerán su marco legal, estructura y cómo realizar el cálculo a través de Excel o EDIPRO, herramientas que ofrecen la eficiencia y exactitud que estas labores requieren.
