Uno de los conocimientos más útiles en un trabajo de oficina es aprender a combinar correspondencia en Word, ya que esta herramienta tiene el potencial de incrementar la productividad de las empresas. Por ello, conviene descubrir más sobre su funcionamiento aquí.
¿Qué es combinar correspondencia en Word?
En ocasiones, es necesario generar documentos o enviar correos electrónicos con información personalizada, de modo que cada archivo tenga datos diferentes: nombre, domicilio, número telefónico particular, etc.
Sin embargo, insertar manualmente estos datos a cada documento podría llegar a tomar mucho tiempo, y es por ello que surge la herramienta de combinar correspondencia en Word.
Gracias a ella, se puede combinar la información de una base de datos (una hoja de cálculo de nombres, correos o teléfonos) con otro lote de documentos, hasta crear un documento único para cada elemento de dicha base de datos.
Así, en función de la base de datos elegida, se personalizan archivos velozmente, y se evita el desperdicio de tiempo en tareas repetitivas.
3 maneras en que esta herramienta puede incrementar la productividad de una empresa
Se estima que el 94% de los trabajadores ejecutan a diario tareas repetitivas que consumen mucho de su tiempo, tal como el ingreso de datos, gestión de documentos, y el copiado de datos de una fuente a la otra.
Esto es justo lo que combinar correspondencia en Word logra agilizar, puesto que:
1. Se hace desde el mismo software
No es necesario instalar un software y aprender a usarlo desde cero. Al contrario: esta es una de las herramientas de Word ya integradas, aunque no muchos sepan sobre sus beneficios.
Si se trabaja en documentos de Word con frecuencia, adoptar el uso de esta herramienta no resultará difícil.
2. Cada archivo se personaliza de manera homogénea
Al combinar correspondencia en Word, el documento generado se personaliza uniformemente.
Es decir, si el objetivo es enviar una carta a un cliente, al usar esta herramienta se generaría un lote de diferentes cartas personalizadas que tienen el nombre, domicilio, mensaje y despedida en la misma posición, escritas de forma idéntica. En resumen, se procura la consistencia de la comunicación empresarial.
3. Puedes extraer datos de diferentes fuentes
Ahora bien, mediante esta herramienta, es posible fusionar datos que provengan de fuentes diversas, tal como listas o tablas en otros documentos de Word e incluso una hoja de cálculo de Excel. Así se agilizan las tareas de personalizar documentos y se reduce la carga de trabajo.
De hecho, se reporta que la adopción de herramientas de trabajo digitales y una cercana colaboración entre equipos de trabajo reduce las tareas manuales y rutinarias en aproximadamente un 54%. Esto libera tiempo para realizar otras tareas prioritarias.
Aprende a utilizar estas herramientas de Word
Profundizar el aprendizaje sobre cómo combinar correspondencia en Word es posible a través de un programa de estudio disponible en Capacitación y Desarrollo UC.
El taller Combinar correspondencia con Word es impartido en vivo y transmitido por Zoom, a fin de brindar una experiencia de aprendizaje más profunda.
Una vez sentadas las bases teóricas, el alumno pondrá manos a la obra y realizará varios ejercicios hasta afianzar sus conocimientos sobre la herramienta.
Este taller práctico impartido por la Universidad Católica busca potenciar la gestión de información empresarial, e incrementar la productividad y la competitividad en quienes lo realicen.
